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公司办公用品管理规定

 

  第一条 制定目的

  办公用品管理制度是针对本公司办公用品的计划、采购、分发和保管的一项制度,目的在于规范办公用品的管理和流程,减少铺张浪费,节约成本,提高办公效率。

  第二条 负责部门

  为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买和管理,都应由_____部统一负责。

  第三条 办公用品的分类

  办公用品管理制度中的办公用品通常包括:书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。具体分为以下三类:

  1.消耗品:铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

  2.管理消耗品:签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

  3.管理品:剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

  第四条 办公用品的购买

  1.申购

  根据办公用品库存量情况以及消耗水平,向_____主任报告,确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向_____提出。

  调整印刷制品格式,必须由使用部门以文书形式提出正式申请,经_____部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量,然后到专门商店采购,选购价格合适、格式相近的印刷制品。

  2.采购规定

  (1)在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店购买或者订购的方式。

  (2)在各部门申请的办公用品中,如果包含有需要订购的办公用品,则申请部门还必须另填一份订购单,经_____部门确认后,直接向有关商店订购。

  (3)_____部门,必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。

  (4)按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品,以及在预定日期送到与否。

  3.验货

  所订购办公用品送到后,按送货单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题后,在送货单上加盖印章,表示收到。然

  后,在订购进度控制卡上做好登记,写明到货日期、数量等等。

  收到办公用品后,对照订货单与订购进度控制卡,开具支付传票,经_____签字盖章,作好登记,转交_____室负责支付或结算。

  4.注意事项

  办公用品原则上由_____统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况,允许各部门在提出“_____申请书”的前提下就近采购。在这种情况下,_____部门有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起交付_____部门保存,以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。

  第五条 办公用品的保管

  1.登记

  所有入库办公用品,都必须一一填写入库清单。

  2.保管

  必须清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,必要时要实行防虫等保全措施。

  3.盘存

  办公用品仓库应定期清点。清点工作由_____人员负责。清点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因,然后调整清单,使两者一致。

  4.持有量调查

  (1)必须对本公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品做出调查。

  (2)调查方式是,每月_____日对前一月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计,向上报告。

  (3)_____室对报告进行核对,检查各部门所统计的数量是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。

  第六条 办公用品分发领用

  (1)各部门的申请书必须一式两份,一份用于分发办公用品,另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。

  (2)接到各部门的申请书(两份)之后,有关人员要进行核对,并在申请受理册上做好登记,写上申请日期、申请部门、用品规格与名称,以及数量,然后再填写一份用品分发传票给_____室。

  (3)_____室进行核对后,把申请的全部用品各齐,分发给各部门;

  (4)用品分发后做好登记,写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书,转交_____宣记账存档;另一份作为用品分发通知,连同分发物品一起返回各部门。

  第七条 对办公用品使用的监督与调查

  调查内容包括:

  1.核对用品领用单据与用品清单。

  2.核对用品申请书与实际使用情况。

  3.核对用品领用清单与实际用品清单。

  _____经理职责

  1.核对收支传票与用品实物清单。

  2.核对支付传票与送货单据。

  第八条 办公用品的报废

  对决定报废的办公用品,要做好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

  第九条 附则

  本规定经_____核准后实施,增设修订亦同。

  本规定最终解释权归_____。

 

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